Wie Führungskräfte Meetings und Workshops effizient und effektiv gestalten

Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des modernen Arbeitslebens. Doch wie oft hast Du Dich schon gefragt: „Warum bin ich eigentlich hier?“ Stell Dir vor, Outlook würde Dir bei jedem Meeting die kumulierten Arbeitskosten aller Teilnehmer:innen anzeigen. Wie viele Termine würden dann wohl gar nicht erst stattfinden? Wahrscheinlich einige. Doch in der Ära von New Work und Wissensarbeit werden kollaborative Arbeitstreffen eher zu- als abnehmen. Wie können wir also sicherstellen, dass unsere Meetings und Workshops produktiv und effektiv sind?
 

Handwerk statt Hoffnung

Wir alle kennen die hektisch verfassten Meeting-Einladungen mit viel zu vielen oder gar keinen Agenda-Punkten. Das führt zu Ablenkungen und ineffizienten Diskussionen. Doch gut gemachte Workshops können echte Effizienz- und Innovations-Booster sein. Sie helfen dabei, Projekte abzuschließen und gemeinsam Ideen zu entwickeln. Sie steigern die Bereitschaft aller Beteiligten, Veränderungen mitzutragen, und fördern das Gefühl der Zusammengehörigkeit.

Falls Du die Agenda vorbereitest, stelle eine klare, übersichtliche und nicht zu lange Agenda sicher.
 

Ziele definieren und kommunizieren

Ein klarer roter Faden ist entscheidend. Alles, was im Workshop passiert, sollte auf das vorher definierte Ziel einzahlen. Zu Beginn des Termins sollten sich alle Teilnehmer:innen auf dieses Ziel einigen. Das erhöht die Verbindlichkeit und gibt Dir als Moderator:in das Mandat, die Gruppe zu steuern.

Mit Konzept arbeiten, statt improvisieren

Je unerfahrener Du als Moderator:in bist, desto mehr Arbeit muss in die Vorbereitung fließen. Ein detaillierter Plan sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, was auf sie zukommt und welche Ergebnisse erwartet werden.

Das Wichtige zuerst

Thematisch gilt: erst die Pflicht, dann die Kür. Stehen Dinge in Abhängigkeit zueinander, muss entsprechend priorisiert und geplant werden. Wenn Teilnehmer:innen nicht wissen, warum sie eingeladen wurden, kann das Wichtigste durchaus ein vernünftiges Onboarding sein. Ein gut geplantes Onboarding hilft den Teilnehmer:innen, sich schneller in das Thema einzuarbeiten und sich aktiv zu beteiligen.

Die erste Tageshälfte eng, die zweite entspannt takten

Vormittags sind viele Menschen leistungsfähiger als am späten Nachmittag. Das sollte die Agenda berücksichtigen. Pro-Tipp: Ganztägige Veranstaltungen können auch am Nachmittag begonnen und am Vormittag des Folgetages beendet werden. Oft hilft es Teilnehmern, eine Nacht über Dinge zu schlafen. Diese Strukturierung ermöglicht es, die produktivsten Stunden des Tages optimal zu nutzen und komplexe Aufgaben zu bearbeiten.

Kreative Aufgaben mit frischem Kopf durchführen

Gemeinsame Kopfarbeit ist extrem anstrengend. Deshalb empfiehlt es sich, kognitiv anspruchsvolle Dinge wie Ideation-Runden zu Beginn einer Session durchzuführen. Dabei sollte frei gestartet und dann sukzessive durch geeignete Kreativtechniken, Tools und Inputs gestützt werden. Kreativitätstechniken wie Brainstorming, Mind Mapping oder Design Thinking können dabei helfen, innovative Lösungen zu entwickeln und alle Teilnehmer:innen aktiv einzubeziehen.

Zeitpuffer einplanen

Zeit ist – vor allem hinten raus – immer knapp. Deshalb sollten grundsätzlich 20 bis 25 Prozent Reserve einberechnet werden. Wenn die am Ende nicht benötigt wird: auch gut. Kein Mensch hat sich je beschwert, wenn ihm Zeit geschenkt wurde. Diese Pufferzeiten ermöglichen es, auf unerwartete Diskussionen oder Verzögerungen flexibel zu reagieren, ohne den Zeitplan zu sprengen.
 

Für Abwechslung sorgen und allen etwas zu tun geben

Bei größeren Gruppen hilft es, Kleingruppen-Arbeitsphasen mit Bedacht einzuplanen, um Teilnehmern mehr individuelle Redezeit zu ermöglichen. Dabei sollte die 80/20-Regel als Leitlinie dienen. Kommata- und Wording-Diskussionen sind nicht Workshop-Bestandteil! Durch Abwechslung und die Einbindung aller Teilnehmer wird sichergestellt, dass niemand sich langweilt oder das Gefühl hat, seine Zeit zu verschwenden.

Pausen machen

Regelmäßige Pausen stellen sicher, dass Du während der Arbeitsintervalle die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmer:innen einfordern kannst. Sich die Beine zu vertreten, hilft den Teilnehmer:innen, ihre Gedanken zu sortieren. Pausen kosten Zeit, zahlen sich aber aus. Sie bieten auch die Möglichkeit, informelle Gespräche zu führen und Netzwerke zu stärken, was oft zu wertvollen Erkenntnissen und neuen Ideen führen kann.

Spaß haben

Workshops dürfen nicht nur, sondern sollen Spaß machen! Interaktive Elemente, viel Bewegung und Break-Out-Sessions tragen dazu bei. Sitzen ist pures Gift für die gedankliche Dynamik in Gruppen. Kreative und spielerische Elemente fördern nicht nur den Teamgeist, sondern auch die Motivation und das Engagement der Teilnehmer:innen. Ein positiver und unterhaltsamer Workshop bleibt länger im Gedächtnis und führt zu nachhaltigeren Ergebnissen.
 

Weitere Tipps für erfolgreiche Workshops

• Visualisierung: Nutze Whiteboards, Flipcharts oder digitale Tools zur Visualisierung von Ideen und Fortschritten. Visuelle Darstellungen helfen dabei, komplexe Zusammenhänge zu verdeutlichen und alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand zu halten.
• Feedback-Runden: Plane am Ende des Workshops eine kurze Feedback-Runde ein. So kannst Du sofort erfahren, was gut lief und was verbessert werden kann. Dieses Feedback ist wertvoll für die Planung zukünftiger Workshops.
• Follow-Up: Nach dem Workshop sollten die Ergebnisse dokumentiert und an alle Teilnehmer verschickt werden. Klare To-Dos und Verantwortlichkeiten stellen sicher, dass die erarbeiteten Ideen und Lösungen auch umgesetzt werden.

Arbeitstreffen sind ein unerlässlicher Bestandteil von New Work und Wissensökonomie. Mit der Zeit Deiner Mitarbeiter:innen respektvoll umzugehen, ist eine erfolgs- und zukunftskritische Fähigkeit. Wenn Du das berücksichtigst, stellt sich auch automatisch ein schöner Nebeneffekt ein: Wo die Qualität von Arbeitssessions steigt, sinken oft automatisch Quantität und Kosten.

Effiziente und effektive Meetings und Workshops sind kein Hexenwerk. Mit sorgfältiger Planung, klaren Zielen und einer Prise Spaß werden sie zu echten Produktivitäts- und Innovations-Booster werden. Mit diesen Tipps kannst Du sicherstellen, dass Deine nächsten Meetings und Workshops nicht nur produktiv, sondern auch inspirierend und unterhaltsam sind.